Retningslinjer for BK

HENSIKT

Formålet med retningslinjene er å oppfylle kravene som er pålagt oss gjennom Åpenhetsloven. Miljøvennlige innkjøp gir betydelig positiv miljøpåvirkning, og henger nøye sammen med miljøaspekter som forbruk, avfall og klimautslipp.

ANSVAR/BESKRIVELSE AV AKTIVITET

Ansvaret for gjennomføring av kravene til Åpenhetsloven ligger i linjeledelse iht. stillingsinstruksene.

 

1. Styret skal:

• Vedta retningslinjer og endringer av disse

• Utpeke ansvarlig person og hvor ofte denne skal rapporterte til styret

• Ansvarsfordeling mellom styret og den utpekte ansvarlige

• Daglig leder signerer den årlige redegjørelsen og offentliggjøres på nettsiden

• Opplyse i årsberetningen hvor redegjørelsen for aktsomhetsvurderingene er tilgjengelige

 

2. Den utpekte ansvarlige skal;

• Har ansvaret for å gjennomføre nødvendig og forholdsmessig kartlegging av virksomhetens risiko for negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

• Har ansvaret for å vurdere og å iverksette forholdsmessige tiltak mot negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

• Har ansvaret for at virksomheten besørger kommunikasjon, gjenoppretting og erstatning til berørte interessenter og rettighetshavere der det er påkrevet, samt legge frem saker om gjenoppretting og erstatning for styret.

• Har ansvaret for at virksomhetens retningslinjer oppfyller åpenhetslovens krav.

• Har ansvaret for at virksomhetens retningslinjer er kjent og følges av alle ansatte i virksomheten.

• Alle ansatte og avdelinger i virksomheten skal gi den utpekte ansvarlige svar på spørsmål som er nødvendig og gi den utpekte ansvarlige tilgang til nødvendig dokumentasjon for at den utpekte ansvarlige skal oppfylle sine forpliktelser.

• Har ansvaret for løpende overvåkning av virksomhetens risiko for negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, herunder gjennomføre nye kartlegginger og vurderinger når forhold endrer seg, for eksempel når virksomheten får nye leverandører eller forretningspartnere.

• Skal være løpende oppdatert på relevante rundskriv og retningslinjer på området, herunder på relevante rapporter og veiledninger fra OECD og norske myndigheter.

I tillegg bør det fremgå at den utpekte ansvarlige skal:

• Utvikle og tilpasse eksisterende informasjonssystemer i virksomheten for å samle nødvendig informasjon for aktsomhetsvurderinger og vurdering av tiltak.

• Ha ansvar for system for hvordan virksomhetens kommunikasjonskanaler skal brukes til å dele og dokumentere informasjon om risiko og tiltak.

• Ha ansvar for at de ulike enhetene i virksomheten tilpasser sin virksomhet etter virksomhetens retningslinjer.

• Ha ansvar for opplæring til ansatte slik at ansatte både forstår og etterlever relevante deler av virksomhetens retningslinjer.

• Sette av tilstrekkelig ressurser for å gjennomføre de aktsomhetsvurderingene som trengs. • Utvikle rutiner for å håndtere hendelser der retningslinjene ikke overholdes.

• Sørge for at virksomhetens krav til leverandører og forretningspartnere er tydelig kommunisert til disse, herunder krav til at disse oppfyller OECDs veileder for aktsomhetsvurderinger i ansvarlig næringsliv eller OECDs veiledere for ulike leverandørkjeder der hvor det er aktuelt, at disse har åpenhet med hensyn til risiko for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

• Sørge for at virksomheten gjennomfører kontroller av leverandører og forretningspartnere dersom det er avtalt.

 

3. For hele virksomheten;

• Alle ansatte plikter å være kjent med virksomhetens retningslinjer og etterleve disse.

• Rutiner for hvordan den løpende overvåkning av risikoen for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold skal skje i virksomheten.

• Rutiner for rapportering og årlig gjennomgang av avdekket risiko og iverksatte tiltak.

• Rutiner for hvordan risiko for negative konsekvenser skal håndteres, herunder når og hvilke tiltak som skal iverksettes og når risikoen er av en slik art at virksomheten må avvikle den aktuelle leverandøren, forretningspartneren eller legge ned den aktuelle delen av egen virksomhet.

• Rutiner for utarbeidelse av årlig redegjørelse som styret skal vedta og som deretter skal offentliggjøres.

• At alle ansatte og avdelinger plikter å gi den utpekte ansvarlige svar på spørsmål som er nødvendig og gi den utpekte ansvarlige tilgang til nødvendig dokumentasjon for at den utpekte ansvarlige skal oppfylle sine forpliktelser.